ブログ - 社宅管理道2 更新について
社宅管理道2 更新について
- カテゴリ :
- 賃貸管理
企業の社宅制度に加入する社員が多ければ多いほど、加入社員の社宅に関する膨大なデータ管理に迫られ、どの物件がいつ更新を迎えるのかわからない、更新の時期を見過ごしてしまったがために更新条件の確認をすることなしに不本意にも納得のいかない条件で契約継続に甘んじる羽目に陥る、などの問題が発生する可能性が考えられます。また、法人名義での契約とは言え、多くの場合、法人によって更新か解約かの判断がなされるのではなく、実際に居住している従業員本人が判断することになります。このため、企業は従業員本人に更新の有無を確認しなくてはなりません。更新の場合には、更新料などの費用が発生することがあり、その支払管理やその費用が従業員負担の対象とあれば、必要に応じて給与控除の措置を取る必要が出てきます。更に、解約となれば、その他の更新案件と並行して解約業務も行わなければならなくなります。
日々の業務に追われていてそこまで手が回らないという現状に頭を抱えている企業の方も少なくないのではないでしょうか。
そんな悩みでお困りの企業様も弊社の社宅サービスが解決いたします。
企業様により社宅のポリシーが異なりますが、例えば私が担当する法人A様のケースで今日はお話を進めていきます。
更新業務は、弊社が企業様に代わり一括して管理している契約情報のデータより契約満了が近い契約を漏れなく抽出し、各従業員様へのコンタクトをすることから始まります。この時、解約予告期間を考慮し余裕を持ってコンタクトを開始しますので、従業員様は更新するかどうかなどの検討の余地を十分に持つことができます。更新する場合、従業員様自ら貸主や管理会社に賃料などの更新条件についての確認や交渉を行い、場合によっては弊社も必要に応じ一般的な助言をします。従業員様が確認した更新条件は、弊社でも貸主側と確認を取ります。賃料減額など契約条件に変更がある場合は、覚書へ反映されていることを確認し、また、更新料などの費用が発生する場合は弊社にて支払代行します。更新料などが発生する場合、従業員様一人一人の控除額を算出したレポートを提出しますので、企業様が給与控除のために費やす労力と時間を大幅に削減します。更に、賃料減額による敷金差額の返還がある場合、返還は弊社を通して行われ、どの物件の敷金がいくら返還されたのかのレポートを企業様に提出しているので、企業様においても敷金の動きを把握できるとともに今どれだけの敷金を預け金としているかの状況が容易に把握できます。更新時には、契約条件が変更となる例も少なくなく、そのような変更事項は、一件々アップデートして管理されていきます。このように、弊社が一貫して更新業務を担うことにより、企業様にかかる時間の大幅な削減が可能となります。
さて、更新の話題で何かと物議を醸す更新料について最後に触れておきたいと思います。この更新料、もとは貸し手が優位な時代、遡ること戦後住宅難の時代に作られた慣習とされていて、一般的に現在東京などでは2年ごとに家賃1か月分を支払うのが相場になっています。長くこの慣習が続いていますが、果たして借り手は本当に支払わなくてはならないのでしょうか？いざ更新の時期になり、貸主から多額の更新料を請求されたというケースも少なくないようです。更には先般、最高裁は「高額すぎるなど特別な事情がない限り有効」との判断を示しました。借り手に不利なこの状況でできることは、最初の契約締結の前に、更新料支払の有無を貸主としっかり確認することです。支払う場合はその金額の確認をし、契約前に貸主と確認したことを書面にして分かりやすくしたものが契約書になりますから、その契約書にしっかり更新料支払の有無を記載してもらいます。契約前に支払義務のないことを確認し、契約書に支払義務のないことの記載がされていれば、貸主が支払を強要することや、借り手は支払う義務は無いはずです。また、昨今、更新料とは別に、更新事務手数料なるものが請求されることもあります。これは、更新時に発生する書類作成業務の手数料で、この料金はそれぞれ不動産会社や管理会社によって異なります。
2008年の住宅土地統計調査では、全国の賃貸住宅空室率は過去最高の18.7％、つまり5部屋に1部屋が空室の状態ということになります。こうした状況の中、更新を機に賃料の減額やフリーレントの交渉を貸主と行う借り手も増えています。
貸し手が優位だった時代から、今や買い手市場に流れが変わってきている中、慣習を変えるには時間がかかるかもしれませんが、更新料や事務手数料などの負担から借り手が解放される日が来るかもしれません。
