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社宅管理道2 更新について
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企業の社宅制度に加入する社員が多ければ多いほど、加入社員の社宅に関する膨大なデータ管理に迫られ、どの物件がいつ更新を迎えるのかわからない、更新の時期を見過ごしてしまったがために更新条件の確認をすることなしに不本意にも納得のいかない条件で契約継続に甘んじる羽目に陥る、などの問題が発生する可能性が考えられます。また、法人名義での契約とは言え、多くの場合、法人によって更新か解約かの判断がなされるのではなく、実際に居住している従業員本人が判断することになります。このため、企業は従業員本人に更新の有無を確認しなくてはなりません。更新の場合には、更新料などの費用が発生することがあり、その支払管理やその費用が従業員負担の対象とあれば、必要に応じて給与控除の措置を取る必要が出てきます。更に、解約となれば、その他の更新案件と並行して解約業務も行わなければならなくなります。
日々の業務に追われていてそこまで手が回らないという現状に頭を抱えている企業の方も少なくないのではないでしょうか。
そんな悩みでお困りの企業様も弊社の社宅サービスが解決いたします。
企業様により社宅のポリシーが異なりますが、例えば私が担当する法人A様のケースで今日はお話を進めていきます。
更新業務は、弊社が企業様に代わり一括して管理している契約情報のデータより契約満了が近い契約を漏れなく抽出し、各従業員様へのコンタクトをすることから始まります。この時、解約予告期間を考慮し余裕を持ってコンタクトを開始しますので、従業員様は更新するかどうかなどの検討の余地を十分に持つことができます。更新する場合、従業員様自ら貸主や管理会社に賃料などの更新条件についての確認や交渉を行い、場合によっては弊社も必要に応じ一般的な助言をします。従業員様が確認した更新条件は、弊社でも貸主側と確認を取ります。賃料減額など契約条件に変更がある場合は、覚書へ反映されていることを確認し、また、更新料などの費用が発生する場合は弊社にて支払代行します。更新料などが発生する場合、従業員様一人一人の控除額を算出したレポートを提出しますので、企業様が給与控除のために費やす労力と時間を大幅に削減します。更に、賃料減額による敷金差額の返還がある場合、返還は弊社を通して行われ、どの物件の敷金がいくら返還されたのかのレポートを企業様に提出しているので、企業様においても敷金の動きを把握できるとともに今どれだけの敷金を預け金としているかの状況が容易に把握できます。更新時には、契約条件が変更となる例も少なくなく、そのような変更事項は、一件々アップデートして管理されていきます。このように、弊社が一貫して更新業務を担うことにより、企業様にかかる時間の大幅な削減が可能となります。
さて、更新の話題で何かと物議を醸す更新料について最後に触れておきたいと思います。この更新料、もとは貸し手が優位な時代、遡ること戦後住宅難の時代に作られた慣習とされていて、一般的に現在東京などでは2年ごとに家賃1か月分を支払うのが相場になっています。長くこの慣習が続いていますが、果たして借り手は本当に支払わなくてはならないのでしょうか？いざ更新の時期になり、貸主から多額の更新料を請求されたというケースも少なくないようです。更には先般、最高裁は「高額すぎるなど特別な事情がない限り有効」との判断を示しました。借り手に不利なこの状況でできることは、最初の契約締結の前に、更新料支払の有無を貸主としっかり確認することです。支払う場合はその金額の確認をし、契約前に貸主と確認したことを書面にして分かりやすくしたものが契約書になりますから、その契約書にしっかり更新料支払の有無を記載してもらいます。契約前に支払義務のないことを確認し、契約書に支払義務のないことの記載がされていれば、貸主が支払を強要することや、借り手は支払う義務は無いはずです。また、昨今、更新料とは別に、更新事務手数料なるものが請求されることもあります。これは、更新時に発生する書類作成業務の手数料で、この料金はそれぞれ不動産会社や管理会社によって異なります。
2008年の住宅土地統計調査では、全国の賃貸住宅空室率は過去最高の18.7％、つまり5部屋に1部屋が空室の状態ということになります。こうした状況の中、更新を機に賃料の減額やフリーレントの交渉を貸主と行う借り手も増えています。
貸し手が優位だった時代から、今や買い手市場に流れが変わってきている中、慣習を変えるには時間がかかるかもしれませんが、更新料や事務手数料などの負担から借り手が解放される日が来るかもしれません。
解約後の業務 - 原状回復について -
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コンサルジャパンでは賃貸物件を退去されるお客様の退去立会いのアレンジ、お部屋のダメージチェック、原状回復費用の減額交渉等、解約に関する業務についてもトータルに行っております。
今回は入居者にとって一番重要な、原状回復費用をできるだけ安く抑えるための業務についてお話しいたします。
解約手続きが済み荷物の搬出が終わりましたら、賃貸人入居者双方立ち会いのもと、次のようにお部屋の状況をチェック（現況確認）いたします。
１、現況確認書の内容確認
►私どもは入居時にも立会いお部屋の状況をチェック、ダメージを表示した書類を作成し賃貸人入居者双方にご確認いただいておりますので、ダメージがいつ発生したものなのかトラブルなく確認することができます。
２、ダメージがあった場合はそれが何に起因するのか調査します。
① 入居者の故意・不注意によるダメージかどうか。
② 生活していれば自然発生的に生じるダメージかどうか。
（壁・建具等の変色・退色、擦り切れ、汚れ、等）
③ 材料・デザイン等の不具合・劣化・建付け等によるダメージかどうか。
（ドアとドア、またはドアノブがぶつかる、ドアの開閉時にドアが床のじゅうたんに触れる、汚れが落ちにくい、キズがつきやすい、等）。
３、賃貸借契約書、重要事項説明書等の内容確認。
►特に原状回復に関する項目を確認します。
４、入居者の希望で取り付け、または取り外した変更部分の原状回復義務について。
►入居者が原状回復費用を負担する旨の記載が契約文書にあるかどうか確認します。
５、壁紙、じゅうたん等の減価償却について。
►最終の張り替え時期を確認し、居住年数による負担割合を算出します。
６、ダメージ部分の取り換えについての精査。
►壁紙、じゅうたん、フローリング等のダメージについて原状回復のために取り換えると判断する前に、汚れを落とす方法、部分張替で済む方法、フローリングの場合は補修の方法、等を充分検討し、本当に取り換えが必要かどうか精査いたします。
７、ダメージ部分の取り換えの際の範囲の確認。
►壁紙、じゅうたん、フローリング等のダメージにより取り換えが必要になった場合、全面取り換えか、一面取り換えか、部分取り換えかについて及び費用負担の割合等を確認します。
８、材料・材料費、工賃、負担割合（償却が正しいか）、等が適切かどうか精査。
►過去の記録や他業者による工事費用の情報を基に、見積もりが相場に比べ妥当であるか精査します。
９、ペットを飼っていた場合は、ペット条項（特に費用負担の詳細）の確認。
►ペット用の特別クリーニングを施す必要があるかどうか等を確認します。
基本的には賃貸住宅トラブル防止ガイドライン（東京ルール）の内容に基づいて原状回復費の費用負担の調整・交渉を行っていますが、あくまでもお客様の立場に立って少しでも原状回復費用を安くする努力を続けています。
次回は具体的に入居前、入居中、退去時にできる原状回復費用軽減の注意点をご説明させて頂きます。
企業の中には、従業員が住む家の賃貸借契約を、企業自らが契約名義人となって契約を結び従業員に代わって賃料等の支払いをすることがあります。いわゆる借上げ社宅と言われるものです。弊社では、この借上げ社宅にまつわる契約締結から日々の賃料支払、契約更新、名義変更、解約に至るまでの様々な業務を一手に引き受けていますが、本日は、契約締結の部分に焦点を当ててお話ししたいと思います。
今回は、私が担当している法人様の中から一つの例としてお話しを進めていきます。
物件が決まり、申込が通った段階で、貸主側より契約書類の雛型を入手し、契約内容の確認に取り掛かります。弊社では、宅地建物取引主任者資格や仲介業者の営業経験を有する社員など知識・経験豊かな複数の目によって、法人様の立場に立ち、責任を持って様々な角度・視点から内容確認をします。
従業員様が物件を決める際、賃料などについて交渉をされる事があります。賃料減額、フリーレント、また、室内設備にまつわることなど交渉の内容は様々です。弊社では、事前に従業員様より交渉の内容を確認しており、それらが雛型に反映されているかを漏れなく確認します。それとともに、法人様の社宅規定に違反する内容が含まれていないかの確認もします。
また、更に、借主にとって不利な条件が含まれていないかの確認も取ります。例えば、契約によっては、早期解約による解約違約金が条件に含まれていることもあります。従業員様の個人的な事情による解約ではなく、転勤などのやむを得ない事情によって解約せざるを得ないことも起こり得ます。この条文があると、転勤など会社都合で早期解約となった場合、借主は違約金を貸主に支払わなくてはなりません。したがって、弊社では、違約金の条文についての確認をし、必要に応じて訂正の依頼をします。
このような内容確認を重ね、法人様・従業員様双方にとって最善の状態とした上で、最終的に双方に確認を取り契約締結の手続きに進みます。
なお、弊社では、支払代行もしておりますので、契約締結までの一連のプロセスは、契約金の支払期日、契約開始日を見据えた上で行っております。これにより、支払いのタイミングが合わないが故に従業員様がカギを受け取れない、契約書の捺印が間に合わないが故に従業員様がカギを受け取れない、などの問題が発生することもありません。
このように、弊社では、従業員様には安心してスムーズに入居できるよう努めております。また、法人様の代理として、貸主側とよい関係を保ち、善良なる借主としての立場を担うのも弊社の役割と考えております。法人様には弊社に委託してよかったと思っていただけるよう、常に、入居者様および法人様の立場に立ち賃貸管理に努めております。
さて、立秋とは言え、まだまだ暑い日々が続きます。
弊社は節電モードで元気に営業中です。
みなさまも体調に気を付けてこの夏を乗り切って下さい。
2011.8.15
室内清掃代の賃借人負担
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社宅を管理され、従業員様がお住まいであった物件の原状回復費用内容に関しての交渉に、多大な時間、労力を費やした経験があると思います。
一度は参考にされた事があると思いますが、国土交通省住宅局が発行する「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」という冊子がございます。
このガイドラインが、16年2月に改定版が発行された後、平成16年10月より、東京都で紛争防止条例が定められた事により、紛争防止条例の書面も契約の一部になりましたので、このガイドラインの一部が載せてあるので、以前より、賃借人側も原状回復の負担内容の割合をより明確に分かるようになりました。
東京都の紛争防止条例の定義は、以下のように掲げられています。
「この条例は、住宅の賃貸借に係る紛争を防止するため、民法など法律上の原則や判例により定着した考え方から、原状回復等に関する原則と借主の負担とする具体的な事項について契約の前に、宅地建物取引業者が借主に対して説明し書面を交付することを義務付けたものです。」
しかし、実際は、紛争防止条例が定められたことで、原状回復費用の確認は明確、スムーズになったと言えるのでしょうか？
国土交通省のガイドライン上では、室内清掃代の負担は、「賃借人負担となるのは、通常の清掃を実施していない場合で、部位もしくは住戸全体の清掃費相当分を全額賃借人に負担する。」とあり、室内清掃代というのは、本来、家主が次の入居者の為にするものであって、退去する賃借人に必ず請求するものとはなっていないのです。
ですが、契約締結前に、紛争防止条例の特約に、賃借人負担と載せておけば賃借人負担に出来るという風潮があり、殆どの場合、この部分は文言削除の交渉は難しいのが現状です。物件の内件を済ませ、即時に入居申し込みを入れ、契約開始日までに時間が限られている為、契約書の確認、文言交渉も限られた期間で行わなければならないのも一つの理由です。
一平米1,000円から1,500円程度の割合で請求されますので結構な負担になります。
ガイドライン通りに室内清掃代が通常家主負担になれば、賃借人が支払う義務の原状回復費用は、故意過失部分のみの負担になり、お互い交渉にかける時間、ストレスも少なくなり、かなり軽減されると思います。
その他、鍵交換費用代、エアコンクリーニング等も同様ですが、近い将来、これらの費用を、家主の方で負担するというはっきりとした取り決めになる事を望みます。
