弊社では、企業様の従業員の方々の家賃の支払代行をしておりますが、企業様のご希望に応じて、支払調書を代行で作成しております。

 

私たちは、例年12月から1月にかけては、この支払調書の作成の最終作業に追われております。弊社は調書作成に必要なデータベースやノウハウを構築しておりますが、企業様の経理に関連する重要な書類ですから、期日までに効率的に作業を進められるようにスケジュールを組み、作業チーム一丸となって作業内容の確認を取り、何度も何度も入念に1年の支払いのデータチェックを行います。そしてもうこれ以上チェックのしようがないというところまでチェックを重ねた上で初めて企業様にご提出差し上げることができるのですが、そこに至るまでの模様を本日はご紹介したいと思います。

 

弊社ではすべての支払いをデータで管理しており、最新かつ正確な支払データに基づいて支払調書を作成しております。ただし、数字だけ正確であってもそれは完璧ではありません。支払調書には賃貸人の情報なども載せますから、物件の契約内容にも注意を払って作成に取り組んでいます。

 

従業員の方のお住まいになられている物件の中には、賃借人に源泉税の納付が義務付けられている物件、契約期間中に賃貸人に変更が生じた物件、賃貸人が複数存在する物件など特殊な物件が含まれていることがあります。このようなイレギュラーなケースには、調書を作成する側としては特に注意が必要になります。なぜなら、源泉税を納付していれば別の調書が必要となりますし、個々の内容によって対処の仕方が異なることが多いからです。たとえば、一口に賃貸人に変更が生じたと言っても、単純な賃貸人変更の場合と、吸収合弁などによる賃貸人変更とでは対処の仕方が異なります。

 

また、特殊な物件ではなくても、その年に契約が開始、更新、解約されていれば、仲介手数料、更新料、解約違約金、解約月賃料日割返還などが発生している場合がありますので、どこからどこまでが調書作成の対象になるのか、また、途中から賃料に変更が生じることもあるので、全ての物件に対して隈なく注意を払う必要があります。

 

支払だけではなく全ての契約内容を把握しているからこそ、上で述べたような状況にも万全に対応することができるのです。

 

件数が多くなれば多くなるほど、チェックの量も膨大になっていきます。作業中は「おや？この場合はどう対処すればよいのだろう？」という疑問が浮かび上がることもしばしばあるのですが、たいていの場合はこれまでのノウハウの中から対処法を見つけることができます。また、国税庁の支払調書作成要領に変更があった場合についても、常に最新の要領に沿って作成しておりますので、不備無く対処しております。

 

支払調書の作成は、1年の集大成として位置付けて作業に当たらせていただいております。支払調書を作成させていただけているという喜び、今年も無事に期日に提出することができたという喜びを胸に、気持ちも新たに2011年分の調書作成のために備えるのでありました。